運用チームにはFacebookグループが絶対おすすめ!

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Facebook、Twitterなどを複数人で運用しているなら、Facebookグループを活用することをおすすめします。なぜなら、投稿ネタやデータの共有、承認や修正依頼、完了報告、チャット相談などが簡単にできるからです。他にも、グループ特有の細かい機能が運用チームの業務をサポートします。
実際、Rexのライターチームも、グループを使って情報共有をしています。
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今回は、Facebookのグループ機能をどんな用途で利用できるか、運用チームにとって便利な機能からみていきましょう。

基本:Facebookのグループとは

Facebookのグループとは、Facebookの機能の一つで、特定のテーマやトピックなどについて情報を共有し会えるコミュニティを作ることができます。
グループは公開範囲によって3種類用意されています。一つは、グループメンバー、投稿内容ともに公開の「公開グループ」、二つ目はグループメンバーのみ公開で投稿は非公開の「非公開グループ」、そして三つ目がグループメンバー、投稿内容ともに非公開の「秘密のグループ」です。
運用チームの情報共有のために使うグループなら、必ず秘密のグループにしましょう。秘密のグループであれば、Facebookの検索結果に表示されませんし、メンバー以外のユーザーがアクセスすることができません。
グループは、「グループ」から「グループを作成」をクリックすることで追加できます。
「秘密のグループ」の場合、メンバーに追加できるユーザーは、友達になっているユーザーのみです。管理人だけでなくメンバーも追加することができます。

運用チームにグループがおすすめの理由

Facebookグループがおすすめの理由をここで整理しておきましょう。

ディスカッションに向いている

Facebookページの投稿は、「いいね!」と言っているユーザーに向けて1方向の傾向が強いです。ユーザーがページのウォールに投稿しても、他のユーザーのニュースフィードには配信されません。しかし、秘密のグループの場合は、デフォルト設定で、メンバーの投稿やコメントがあった場合、全員に配信され通知されるようになっています。
なお、通知設定は、メンバー個人が通知範囲を変更することができます。

投稿を見た人がわかる

秘密のFacebookグループの投稿は、メンバーのうち、誰が表示したかがわかるようになっています。この機能により、「大事な投稿なのにあの人がみていない」ということがわかるので、個別に知らせたりするといったフォローも可能です。
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ファイルの共有ができる

グループ内のメンバーと25メガまでのファイルをアップロードして共有することができます。
さらに、ファイルストレージサービスであるDropboxのファイルも共有することができます。ファイルを置いたディレクトリのアクセス権限を与えなくても、グループで共有すれば、そのファイルにアクセスしてもらうことができるので、便利です。
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投稿を一緒に編集できる

ファイルを共有できる他、グループでだけ利用できる「ドキュメント」という機能も利用できます。これは、「ノート」のようなもので、メンバー全員が編集することができます。
特に便利なのが、編集の履歴が表示されることです。誰がいつ作成し、誰がいつ編集したのか、最後の編集者は誰かということが一目瞭然です。
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Facebookページの投稿文などをドキュメントで作成し、チームのメンバーで編集するといったことが可能です。もちろん、コメントや「いいね!」も付けられるので、承認や却下などの判断を伝えることもできます。

質問ができる

グループ内に閉じた質問を投稿することもできます。投稿のネタが複数ある場合など、投票をして決めるといったことができます。
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グループチャットができる

グループに参加しているメンバー全員(あるいは特定のメンバー)にメッセージを送ったり、複数人でチャットをすることができます。メンバーがオンラインであれば、チャット画面にメッセージが表示されますし、オフラインの場合は「メッセージ」として保存されます。
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ただし、この機能には制限があり、「小さいグループ」でのみ利用が可能で、人数が多いグループには「メッセージ」のリンクが表示されません。上限は明記されていませんが、250人が限度のようです。
メッセージが送れない場合は、投稿で知らせるようにしましょう。

グループメンバーのイベントが作成できる

グループ内でイベントを作成できます。イベントを作成すると、メンバー全員に招待を送ります。招待された人は、参加/不参加の登録ができます。
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まとめ:グループを使って効率的な情報共有を

今回は、Facebook グループを使って運用チームの情報共有をする方法について紹介しました。
ネタの共有、投稿のチェック、進捗確認、共同編集、ファイル共有、会議設定、オンラインミーティングなど、様々な用途に使えることが分かったと思います。また、誰が投稿を見たのか/見ていないのかをチェックできるのも便利です。実際、Rexの運用チーム以外にも、Facebookグループを運用チームで活用している事例はたくさんあります。
グループ機能は、少しずつ機能が豊富になり、とても便利に進化しています。1年前に使ったけどいまいちだった・・・という人は、もう一度グループを試してみてください。便利さにびっくりしますよ。
運用チームのグループの使い方で、他にもオススメの使い方があれば、コメント欄で教えてください。

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Satoshi Saito
Rex編集長 ソーシャルメディアだけでなく、コンテンツマーケティング、特にBtoB向けのコンテンツマーケティングのコンサルティングを展開。ビジネスモデル開発のフレームワークを使ったワークショップなども開催している。

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